קוד דוא״ל פותח הודעה חדשה עם הכתובת כבר מוזנת — ואם תרצו גם הנושא והגוף. הוא מנסח; הוא לעולם אינו שולח.
הוא פותח את תוכנת הדוא״ל שהוגדרה כברירת מחדל. לא תוכנה מסוימת ולא טופס באתר — אלא מה שאחראי לדוא״ל במכשיר. ומה שמופיע הוא טיוטה עם שדות מלאים.
ההכנה מראש היא כל היתרון על פני הדפסת הכתובת. כתובת לבדה אפשר גם להקליד. נושא ותחילת גוף חוסכים מהשולח את הניסוח ומכם את המיון.
מבחינה טכנית הנושא והגוף מצורפים כפרמטרים ומקודדים באחוזים — רווח הופך ל‑%20 ולא לסימן פלוס, כי חלק מהתוכנות לוקחות את הפלוס כפשוטו והוא מופיע בתוך הנושא.
ואם הכתובת עצמה בעברית — כתובות דוא״ל בעברית קיימות — בדקו לפני ההדפסה: לא כל תוכנת דוא״ל מטפלת בכתובות שאינן לטיניות באופן עקבי, וכתובת שאינה נפתחת אצל הנמען היא כישלון שקט.
על הקרטון, במדריך, על תעודת המשלוח. נושא מוכן עם מספר המוצר או האצווה חוסך כמעט את כל שאלת הפתיחה בתמיכה.
על מודעה או לוח. נושא מוכן עם מספר המשרה מביא את הפנייה למקום הנכון בלי שאיש מעתיק קוד.
על החשבונית או על המדף. מי שרוצה להתלונן עושה זאת ברגע שהוא מתעצבן, וכל צעד נוסף עולה חצי מהמשובים.
הכתובת ציבורית וקריאה במכונה. קוד נקרא אוטומטית, כתובת מצולמת פחות. מי שמדפיס כתובת אישית שיעשה זאת במודע.
בלי תוכנת דוא״ל מוגדרת לא קורה דבר. בטלפון בלי חשבון דוא״ל — שכיח יותר משנדמה כשמישהו משתמש רק בדוא״ל דפדפן — לא נפתח דבר או שנפתח מסך הגדרה. הדפיסו את הכתובת גם כטקסט.
התמיכה בגוף מוכן אינה אחידה. הנושא עובד כמעט בכל מקום, גוף ההודעה לא: חלק מהתוכנות קוטמות אותו וחלקן מתעלמות. אל תסתמכו על הגעתו.
כל מה שמוכן מראש מצפיף את הקוד. הכתובת, הנושא והגוף נמצאים בתוכו במלואם. טקסט ארוך הוא הסיבה הרגילה לקוד דוא״ל עדין מהצפוי.
הוא אינו יכול לצרף דבר ואינו שולח מעצמו. קבצים מצורפים אינם קיימים במבנה, והשליחה מתרחשת רק בהקשה.